Insights Ordinationsgründung: Dr. Katherina Kovalenko – „Die Akquisition von PatientInnen erfolgt heutzutage ganz klar über das Internet“

Im April letzten Jahres hat unsere Kundin Frau Dr. Katherina Kovalenko, Fachärztin für Frauenheilkunde und Geburtshilfe, Ihre eigene Ordination im 3. Bezirk eröffnet. Wir haben Sie knapp ein Jahr nach dem Start in Ihrer Wahlarzt-Ordination besucht. In unserem Interview berichtet Sie über Ihre Erfahrungen im Zuge der Ordinationsgründung.

Latido: Im April 2018 haben Sie Ihre Wahlarzt-Ordination eröffnet. Auf welche Krankheitsbilder haben Sie sich spezialisiert?

Dr. Katherina Kovalenko: Mittlerweile betreue ich fast das ganze Spektrum der Gynäkologie, da meine Patientinnen eine Rundumbetreuung wünschen. Meine Spezialgebiete sind die Krebsfrüherkennung bzw. Krebsvorsorge (Gebärmutterhalskrebs und Brustkarzinom), die Verhütungsberatung, insbesondere bei jungen Mädchen sowie Betreuung in der Schwangerschaft und natürlich Geburten. Die Geburten finden entweder im Krankhaus Rudolfstiftung oder in der Privatklinik Goldenes Kreuz statt.

Wann haben Sie die Entscheidung getroffen, neben Ihrer Tätigkeit im Krankenhaus ein zweites Standbein aufzubauen?

Ich hatte schon immer den Gedanken meine eigene Ordination zu eröffnen. Ich denke, dass jeder Arzt diesen Gedanken hegt.

Ich hatte dann die Gelegenheit ein Objekt in sehr guter Lage zu mieten und dieses in eine Ordination umzugestalten. Deshalb habe ich mich relativ rasch für die Gründung meiner eigenen Ordination entschieden.

Die Möglichkeit sich neben dem Spital ein zweites Standbein aufzubauen, ist für viele FachärztInnen attraktiv, da die Work-Life-Balance attraktiver ist. Die eigene Ordination ist somit häufig ein gutes Ausstiegsszenario.

Wie haben Sie begonnen, den Traum Ihrer eigenen Ordination in die Realität umzusetzen? 

Ich habe mich gewissenhaft vorbereitet, habe die Vorträge der Ärztekammer besucht, KollegInnen befragt und im Internet recherchiert. So habe ich versucht, ein Konzept für die Gründung meiner Ordination zusammenzustellen. Danach habe ich mir einen Businessplan und einen Finanzplan zusammengestellt. In der Folge habe ich begonnen, meinen Plan Schritt für Schritt umzusetzen. Rückblickend betrachtet, waren die Auskünfte und Informationen der Ärztekammer sehr ausführlich und die Ansprechpersonen der Ärztekammer sehr entgegenkommend.

Haben Sie sich zu steuerrechtlichen, betriebswirtschaftlichen oder rechtlichen Themen beraten lassen?

Mein Steuerberater hat mich natürlich bei der wirtschaftlichen Evaluierung des Business Plans und bei der Erstellung des Budgets beraten. Rechtlich habe ich mich von der Rechtsabteilung der Ärztekammer beraten lassen.

Wie viel Zeit haben Sie in die Aufbereitung und Vorbereitung investiert?

Von der Entscheidung zur Gründung meiner eigenen Ordination bis zur erfolgreichen Eröffnung hat es sicherlich knapp 1 ½ Jahre gedauert. Ehrlicherweise nimmt die Organisation und Planung viel Zeit in Anspruch und ist neben der Tätigkeit im Spital und der Familie nicht leicht zu koordinieren, weshalb ich KollegInnen dazu raten würde, genügend Zeit einzuplanen.

Warum haben Sie sich gegen ein Ordinationszentrum entschieden?

Grundsätzlich würde ich WahlärztInnen empfehlen sich erstmals in ein Ordinationszentrum einzumieten. Sobald man über einen ausreichenden Patientenstamm verfügt, kann man sich etwas Eigenständiges aufbauen. Ich hatte jedoch die einmalige Gelegenheit ein Objekt in sehr guter Lage zu übernehmen, weshalb ich mich gleich für die Gründung einer eigenständigen Ordination entschieden habe. Die Gründung einer eigenen Ordination erfordert natürlich die Beschaffung der nötigen Infrastruktur. Dies ist insbesondere bei FrauenärztInnen mit Investitionskosten verbunden.  

Haben Sie bei der Auswahl vom Objekt die (Verkehrs-)Lage der Ordination berücksichtigt?

Ja. Die Ärztekammer bietet hierfür eine eigene Standortanalyse an. Diese hat gezeigt, dass mein Standort sehr gut ist. Zusätzlich hatte ich Glück, denn bisher sind bereits zwei Ärzte in meiner näheren Umgebung in Pension gegangen. 

Wie lang haben Sie für die Umbauarbeiten gebraucht? Haben Sie diese selbst koordiniert?

Die Ordination musste komplett umgebaut werden, da diese vorher als Wohnraum genutzt wurde. Ich habe die Koordination mit allen Unternehmen übernommen. Letztendlich hat es knapp 9 Monate gedauert, bis alles meinen Vorstellungen entsprochen hat.

Wie konnten Sie am Anfang Patienten akquirieren? 

Die Akquisition von PatientInnen erfolgt heutzutage ganz klar über das Internet. Anfangs sind Patientinnen über den Verwandtschafts- und Freundschaftskreis zu mir gekommen. Über das Krankenhaus konnte ich überraschenderweise wenige Patienten akquirieren.

Sie verfügen über eine gute, übersichtliche Homepage und einen gelungenen Außenauftritt. Haben Sie Ihre Website und Ihr Logo selbst gestaltet?

Nein, ich habe hierfür eine Grafikerin/Designerin engagiert, welche mir meine Website sowie meinen Außenauftritt (Briefpapier, Einrichtung der Ordination, etc) gestaltet hat. Meines Erachtens nach war dies eine gute Entscheidung, da der Außenauftritt wesentlich zum Erfolg einer Ordination beiträgt.

Nutzen Sie DocFinder oder andere Plattformen um Patienten zu akquirieren?

Ja, ich bin auf DocFinder vertreten. Ich frage alle neuen Patientinnen, wie Sie auf mich aufmerksam geworden sind. Viele sind über DocFinder auf mich aufmerksam geworden, insbesondere weil ich auf DocFinder im Gegensatz zu anderen FachärztInnen Fotos von meiner Ordination und von mir präsentiere. Dies dürfte bei den Patientinnen gut angekommen.

Wann haben Sie sich dazu entschlossen eine Ordinationssoftware zu verwenden und warum?

Natürlich habe ich mir anfangs überlegt, ob ich eine Software benötige oder lieber mit Karteikarten arbeiten sollte. Ich habe mich dann für eine Ordinationssoftware entschieden, da dies praktischer und auch sicherer ist. Außerdem benötigt man langfristig sicherlich eine Software, wenn die Ordination wächst.

Nun gibt es zahlreiche Anbieter von Arztsoftware-Lösungen, wie haben Sie die richtige Lösung gefunden?

Initial habe ich von einem Kollegen aus der Rudolfstiftung, Dr. George Zabaneh, von Latido erfahren. Ich habe mich dann noch etwas umgehört und von zwei weiteren Kolleginnen die Empfehlung für Latido bekommen. Zusätzlich dazu habe ich natürlich im Internet recherchiert.

Im Ergebnis haben Sie sich für Latido entschieden. Was hat Sie an Latido überzeugt?

Es hat mir persönlich zugesagt und das Preis-Leistungs-Verhältnis ist sehr gut. Zusätzlich bin ich von den Vorteilen einer Weblösung – kein lokaler Server, automatische Backups – überzeugt. Die Möglichkeit meine Ananmese- und Dekursblätter selbst nach meinen Wünschen zu gestalten ist ein weiterer Vorteil von Latido.

Wie hilft Ihnen Latido im Alltag in Ihrer Ordination?

Mit Latido kann ich von unterwegs und von zu Hause in die Kartei der Patientinnen einsteigen und bei Bedarf meinen Patientinnen eine Auskunft erteilen bzw. noch arbeiten. Dies ist für mich als Wahlärztin essentiell.

Wie schnell haben Sie sich an unsere Software gewöhnt?

Obwohl ich mich selbst nicht als technikaffin bezeichnen würde, hat der Start mit Latido sehr gut geklappt. In der Folge konnte ich meine internen Prozesse weiter verbessern und meine Vorlagen für Dekurse und Anamnesen anpassen. Jetzt arbeite ich wirklich sehr effizient mit der Software.

Würden Sie Latido Ihren KollegInnen weiterempfehlen und warum?

 Ja. Latido würde ich aufgrund des sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis und des guten Service weiterempfehlen. Dies habe ich auch bereits einige Male getan.

Welchen Rat würden Sie KollegInnen auf den Weg geben, welche aktuell gerade dabei sind, Ihre eigene Ordination zu eröffnen?

Jungen ÄrztInnen, welche Ihre Wahlarzt-Ordination neben Ihrer Tätigkeit im Krankenhaus ausüben möchten, würde ich wahrscheinlich raten in einem Ordinationszentrum zu starten. Denn der Aufbau/Umbau einer eigenen Ordination ist nicht zu unterschätzen.

Außerdem würde ich KollegInnen empfehlen, eine Standortanalyse und eine detaillierte Budget-Planung durchzuführen.

Herzlichen Dank für die Einblick und Ihre Erfahrungen zur Ordinationsgründung. Wir wünschen Ihnen weiterhin alles Gute für Ihre Wahlarzt-Ordination!

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